Dobrý den,
nejjednodušší je nejspíše využít google documents, které jsou online a může do nich zapisovat několik lidí najednou. Pokud hledáte vyloženě program, podívejte se na http://www.izio.cz/cz/co-umi-izio v základní verzi je zdarma a pro menší či střední firmy je podle mě dostačující. S placenou verzí zatím zkušenosti nemám. Potom jsou k dispozici vyloženě placené systémy, ale ty jsou vhodné už pro velké firmy.