Pro uživatele starších verzí Microsoft Office budou k dispozici konvertory (jako doplněk do aplikací Microsoft Office nižších verzí), které převedou soubory nového formátu na soubory původního binárního formátu tak, aby je bylo možné otevřít a dále s nimi pracovat i v nižších verzích aplikací Microsoft Office.

Aplikace nové verze Microsoft Office budou moci používat soubory nového formátu, ale i formátu původního. Nové formáty souborů budou použity zatím pouze u aplikací Microsoft Office Word, Excel a PowerPoint. Specifikace nových formátů souborů bude publikována ještě před uvedením nové verze Microsoft Office a bude otevřená (tzv. royalty free license). To umožní ostatním softwarovým výrobcům připravit předem aplikace a programy využívající tento formát.

Microsoft Office „12“

Microsoft Office „12“ je integrovaná sada aplikací, serverů a služeb – obsahuje téměř dvojnásobek nástrojů než sada Office 2003. Nejedná se však pouze o zatím nejrozsáhlejší verzi Office, ale také o zatím nejambicióznější projekt z hlediska dopadu na produktivitu jednotlivců a podporu chodu organizací.

Sada Office 2003 byla do značné míry zaměřena na podporu efektivní týmové spolupráce, správu dokumentů a integraci s podnikovými informačními systémy a komunikačními prostředky. Verze „12“ jde v tom všem ještě mnohem dál. Jednotlivci získají požadované výsledky mnohem rychleji a budou moci spravovat své priority a práci i z mobilních zařízení.

Trendy nového pracovního prostředí (New World of Work)

Z výzkumu společnosti Microsoft jednoznačně vyplývá, že pracovní prostředí informačních pracovníků doznalo v poslední době velmi podstatných změn. Vývoj sady Office „12“ byl proto směrován takovým způsobem, aby odrážel následující trendy a s nimi související nové potřeby zákazníků.

• Pracovní síly se neustále vyvíjejí. Microsoft se snaží dodávat takové nové produkty, které umožňují pracovníkům dosahovat lepších výsledků v kratším čase. Microsoft tedy bude i nadále investovat do nástrojů pro zvýšení osobní produktivity.
• V dnešním globalizovaném obchodním světě je obzvláště důležitá produktivní a efektivní týmová spolupráce. Microsoft dodává takové novátorské nástroje, které umožňují pracovníkům lépe komunikovat s partnery i zákazníky bez ohledu na podnikové či státní hranice. Proto Microsoft investuje do vývoje produktů pro podporu spolupráce.
• Stoupají požadavky na transparentnost organizací. Je třeba zefektivnit podnikové procesy a současně je uvádět do souladu s normami, zákony a předpisy. Microsoft poskytuje nástroje pro správu a zpracování „obsahu“ ve všech fázích životního cyklu dokumentů. Proto investuje do řešení pro správu podnikového obsahu.
• V dnešním světě si už lidé zvykli na to být neustále ve spojení bez ohledu na místo a čas. Microsoft nabízí produkty pro snadný a rychlý přístup k informacím pro kvalitnější rozhodování a plnění pracovních úkolů. Proto investuje do vývoje nástrojů business intelligence a vyhledávání informací.

Přístup společnosti Microsoft k Office „12“ je založen na přesvědčení, že úspěch každé firmy je podmíněn úspěšností jejich zaměstnanců. V souladu s tímto přesvědčením se Microsoft snaží dodávat podnikům i jednotlivcům užitnou hodnotu prostřednictvím revolučního softwaru, který umožňuje lidem lépe vytvářet, řídit a využívat informací. Podle toho jsme také vymezili klíčově oblasti Office „12“.

V následující části jsou představeny jednotlivé klíčové oblasti Office „12“:

1. Rychlejší dosažení lepších výsledků
2. Spolupráce s ostatními bez ohledu na hranice zemí a organizací
3. Správa obsahu a procesů
4. Přímočarý přístup k informacím.

Rychlejší dosažení lepších výsledků

Podstatná část investic do Office „12“ byla vynaložena na to, aby uživatelé dosahovali rychleji požadovaných výsledků. Přestože tento výčet není úplný, lze konstatovat, že mezi hlavní vylepšení nové verze patří přepracované uživatelské rozhraní, nové grafické a vykreslovací jádro a vylepšené jednotlivé klientské aplikace jsou tři hlavní oblasti, ve kterých Office „12“ plní příslib většího účinku jednotlivce.

Přepracované uživatelské rozhraní

Rozhraní hlavních aplikací Microsoft Office „12“ bylo přepracováno. V novém rozhraní byly nabídky, panely nástrojů a podokna úloh aplikací Microsoft Office Access, Microsoft Office Excel, Microsoft Office PowerPoint, Microsoft Office Word a kreativních komponent Microsoft Office Outlook. Nové uživatelské rozhraní si klade následující cíle:

• Snazší použitelnost aplikací
• Zvýšení efektivity uživatelů při práci s produkty
• Snazší vyhledání nástrojů a funkcí, které uživatel potřebuje
• Podpora vytváření dokumentů špičkového vzhledu

Přepracované uživatelské rozhraní je tvořeno následujícími komponenty:

Ribbon

Jedná se o zcela nový prvek uživatelského rozhraní, který nahrazuje tradiční nabídky a panely nástrojů. Nástroje a funkce zde byly seskupeny podle požadovaného výsledku tak, aby se uživateli snáze vyhledávaly. Ribbon je tvořen záložkami, kde jsou seskupeny nástroje a funkce pro příbuzné činnosti jako např. Psát a Vkládat tak, jak je ukázáno na následujícím obrázku.

Kontextové nástroje

Kdykoliv uživatel vybere nebo vloží v novém uživatelském rozhraní nějaký objekt, zobrazí se mu v Ribbonu kontextové nástroje dostupné pro daný objekt (např. obrázek, tabulku, textový box či graf). Na obrázku výše jsou například zobrazeny kontextové nástroje pro Obrázek: Umístění, Barva a Jas.

Galerie

Galerie umožňují vizuální vyhledávání funkcí tak, že zobrazují výsledek a nikoliv jen samotný příkaz. Existují dva typy galerií: galerie v Ribbonu a rozbalovací galerie. (Na obrázku vpravo je ukázán příklad rozbalovací galerie).

Živý náhled

Tato nová technologie ukazuje výsledky vybrané položky z galerie před tím, než se ji uživatel rozhodne použít. Pouhým pohybem ukazatele myši přes položku galerie se zobrazí náhled dané operace, takže uživatel má možnost okamžitě posoudit výsledek a vybrat až tu možnost, která nejvíce odpovídá jeho představám.

Plovoucí panel nástrojů

Veškeré nástroje pro úpravu stylů, rozvržení a pořadí objektů bude v Office „12“ možné použít naráz. Uživatelské rozhraní dále umožňuje uživatelům rychlý přístup k funkcím, které potřebují, jejich přidáním do plovoucího panelu nástrojů. Plovoucí panel nástrojů umožňuje použít příkaz jediným kliknutím. Uživatel si zde může umístit ty příkazy a funkce, které nejčastěji používá.

Přizpůsobení

Přestože nejpoužívanější příkazy budou nyní k dispozici v záložkách nejvyšší úrovně a uživatelé si navíc mohou vytvořit vlastní plovoucí panel nástrojů, který bude umožňovat trvalý okamžitý přístup k určitým příkazům, mohou nezávislí dodavatelé softwaru a vývojáři Ribbon i celé uživatelské rozhraní značně přizpůsobit specifickým potřebám. Existují v podstatě dvě metody přizpůsobení Ribbonu, přičemž obě využívají jazyka XML: buďto prostřednictvím platného formátu Office XML obsahujícího schéma, nebo prostřednictvím doplňku COM obsahujícího schéma.

Nové uživatelské rozhraní pomůže uživatelům při práci v Office dosahovat vyšší produktivity, rychle vyhledávat vhodné funkce pro nejrůznější úkony, objevovat nové funkce, pracovat efektivněji a snadno vytvářet profesionální a úhledné dokumenty.

Sdílené grafické a vykreslovací jádro

Využitím grafických nástrojů a témat dokumentů mohou uživatelé vytvářet profesionální grafiky pouhými několika kliknutími tlačítkem myši. Seznamy s odrážkami lze okamžitě konvertovat na kvalitní diagramy s 3D tvary, s perspektivou a dalšími efekty.

Nové funkce pro tvorbu grafů umožňují vytvářet velmi dobře vypadající grafy nastavením tří parametrů – typu grafu, rozvržení a formátu – které lze vybrat z vizuálních galerií s možností přizpůsobení individuálním potřebám a vkusu. To vše si mohou uživatelé ještě více usnadnit, když si hotové grafy uloží jako šablony pro příští použití.

Protože nástroje pro tvorbu diagramů a grafů sdílejí aplikace Word, Excel a PowerPoint, mohou uživatelé dosahovat profesionálních a konzistentních výsledků při tvorbě textových dokumentů, tabulek i prezentací.

Vylepšení klientských aplikací Office

Nové uživatelské rozhraní a grafické jádro představují hlavní investici, která se projevila ve všech klientských aplikacích. Každá aplikace byla zdokonalena tak, aby umožnila uživatelům zvýšit produktivitu. Zde je pět hlavních oblastí zlepšení klientských aplikací:

· Přepracované uživatelské rozhraní

· Nové grafické jádro a aktualizované vykreslovací jádro pro tvorbu grafů

· Rozšíření Wordu pro konzistentní produkci dokumentů

· Analýza a vizualizace dat v Excelu

· Rozšíření úkolů a správy informací v Outlooku

Více informací o zlepšení jednotlivých aplikací najdete ve druhé části tohoto dokumentu, která je právě tomuto tématu věnována.

Spolupráce s ostatními bez ohledu na hranice zemí či organizací

Pokračující obchodní trendy a nastupující technologie vyžadují lepší a lépe integrované nástroje pro komunikaci a spolupráci, které se budou snáze používat a lépe spravovat. Office „12“ vychází z funkcí Office 2003, ale nabízí více možností a užší integraci s podporou nových situací pro týmy v rámci organizace i mezi organizacemi.

Integrovaná komunikace;

Office „12“ integruje nástroje pro okamžité zasílání zpráv (IM), telefonování a konference, které budou umožňovat snazší spojení s ostatními lidmi, správu komunikačních preferencí uživatele a sledování interakcí.

Rozšířené pracovní prostory spolupráce

Office „12“ nabídne také funkce, které organizacím umožní komunikovat se zákazníky a partnery prostřednictvím speciálně k tomu účelu vytvořených pracovních prostorů. Nabídne lépe spravované extranetové týmové weby a využití virtuální tabule pro sdílený brainstorming a další společné aktivity.

Vyhledání těch pravých lidí a informací

S Office „12“ bude snazší vyhledat potřebné kontakty a informace pro plnění pracovních povinností. Informace v rámci podniku – například obsah webů SharePoint^®, sdílené soubory, veřejné složky Exchange či jiné zdroje – bude možné prohledávat podle klíčových slov a budou relevantnější, neboť bude možné vyhledávat obsah i lidi.

Posílení procesů řízených lidmi

Spolupráce mezi pracovníky je často ztěžována podnikovými procesy, které nejsou dostatečně efektivní, jako je například nutnost spoléhat se na distribuci zpráv elektronické pošty pro kontrolu a revize dokumentů. Office „12“ bude umožňovat konfiguraci a implementaci podnikových procesů pomocí jednoduchého konfiguračního rozhraní s podporou definování toků dokumentů.

Správa obsahu a procesů

Obrovský objem elektronického obsahu, se kterým musí dnešní organizace pracovat, vyžaduje lepší způsob tvorby, správy a auditu informací. Správa podnikového obsahu spočívá v možnosti pořizovat, publikovat a vyhledávat informace v rámci celé organizace. Office „12“ staví na funkcích Office 2003, ale nabízí více funkcí a užší integraci pro podporu nových způsobů správy a řízení obsahu v rámci organizace.

Integrovaná správa obsahu a dokumentů

Microsoft sloučil správu obsahu a správu dokumentů do jediné integrované architektury umožňující lidem vytvářet a spravovat webový obsah a dokumenty na jednom místě a stejným způsobem díky použití tzv. depozitáře:

Díky vylepšením Office „12“ v oblasti správy dokumentů mohou organizace zřídit centrálně spravovaný depozitář dokumentů pro podnikový obsah s příslušnými zásadami práce s dokumenty, definovanými toky dokumentů a s metadaty (rozšiřujícími informacemi o dokumentech). Architektura správy webového obsahu byla přepracována tak, aby bylo v maximální míře využito základních technologií SharePoint, které kombinují správu dokumentů i správu webového obsahu.

Tok dokumentů

Office „12“ rozšíří standardní programy Office o definovanou proceduru tvorby a schvalování dokumentů. Pro podporu tohoto procesu bude Office „12“ nabízet připravený postup pro revizi a schvalování dokumentů, který bude součástí Windows^® Workflow Foundation, což je soubor programovacího modelu, jádra a nástrojů pro tvorbu toků dokumentů. Vývojáři mohou vytvářet zákazníkem definované toky dokumentů s využitím nástrojů jako je Office FrontPage^® a Microsoft Office Visual Studio^®.

Záznamy a správa zásad

Uživatelé budou schopni centrálně řídit přístupová práva k dokumentům a zásady pro uchovávání dokumentů podle typu obsahu. Tím dosáhnou efektivnější správy dokumentů a splní požadavky na audit informačních aktiv organizace. Jádrem řešení je efektivní depozitář postavený na Microsoft Windows SharePoint Services. Zahrnuje specializovanou šablonu úložiště nazvanou Records Repository site, které je navržena pro správu záznamu.

Přímočarý přístup k informacím

Získávaní informací z dokumentů, lidí a podnikových aplikací je kritickou podmínkou pro tvorbu správných rozhodnutí a získání konkurenceschopnosti. V oblasti dostupnosti podnikových dat a analýz pro celou organizaci a spojení lidí prostřednictvím podnikových aplikací staví Office „12“ na Office 2003. Uživatelé budou mít následující možnosti:

· Možnost centrální správy podnikových dat. Office „12“ umožňuje mnohem širší dostupnost dat z aplikací business intelligence při snadnějším přístupu a s možností jejich dalšího využití pomocí známých nástrojů. Například je možné snáze spravovat tabulky spočítané prostřednictvím serveru a zobrazené pomocí webového prohlížeče. Uživatelé budou také moci vytvářet a publikovat různé verze obsahu a budou schopni snadno vyhledávat nejnovější informace.

· Vytvářejte na základě dat hlubší analýzy. Office „12“ umožní strategickým plánovačům získávat z běžných dat opravdu cenné a podrobné informace. Data bude možné rychle analyzovat, vytvářet na jejich základě modely a zobrazovat data s využitím podmíněného formátování, které zvýrazní klíčová data pro analýzu. Uživatel bude například schopen vybarvit skupinu buněk tak, aby byly okamžitě viditelné nejvyšší a nejnižší hodnoty.

· Vyhledávejte odborníky a kritické informace. Office „12“ pomůže uživatelům rychleji vyhledávat potřebné informace ve zprávách elektronické pošty a souborech na serveru i v jejich osobním počítači. Office „12“ také usnadní vyhledávání správných zdrojů tím, že uživatelům umožní profilovat jejich vlastní schopnosti a zkušenosti. Každý v organizaci tak bude mít možnost pochopit vzájemné vazby mezi uživateli, dokumenty a pracovními prostory a bude tak moci udržovat síť pracovních vztahů.

Tyto možnosti odrážejí investice společnosti Microsoft do business intelligence a do vyhledávacích technologií, jejichž cílem je pomoci uživatelům snadno najít potřebné informace.

Platforma řešení pro informační pracovníky

S Office „12“ pokračuje Microsoft v investicích do řešení pro informační pracovníky. Tyto investice jsou zaměřeny na usnadnění využívání známých programů Office pro tvorbu bohatých webů a klientských aplikací s integrovanými pracovními toky. Investice směřují především do následujících klíčových oblastí:

· Sjednocená architektura založená na službách. Microsoft pokračuje v investování do architektury založené na službách v rozsahu celého systému Windows Server™. Tyto možnosti jsou založeny na standardních protokolech a využívají výhod Microsoft .NET Framework, především pak ASP.NET. Portál, funkce pro podporu spolupráce a služby pro správu obsahu budou integrovány do ASP.NET 2.0. Microsoft bude také integrovat služby dokumentových toků do platformy a usnadní integraci serveru BizTalk^® do systému. Tuto sjednocenou architekturu lze využívat programátorsky a k podpoře programů Office.

· Integrace s podnikovými systémy. Office „12“ usnadní integraci jím vytvořených dokumentů s podnikovými aplikacemi. Usnadní rovněž tvorbu aplikací pro přístup k těmto datům. Formát souborů Microsoft Open XML Format byl vyvinut pro lepší strukturu informací a umožnění integrace dat Office do podnikových systémů. Podrobnější informace o formátu Microsoft Open XML Format jsou uvedený níže.

· Rychlé vývojářské nástroje. Office „12“ nabídne nástroje a připravené komponenty, které uživatelům usnadní vývoj řešení založených na webu, která budou integrována s Office. Mezi tato řešení bude patřit:

– Rozšiřitelné aplikace pro sledování, které budou standardní součástí Microsoft Office Access „12“.

– Kolekce šablon, formulářů a webových částí

– Prostředí pro rychlý rozvoj bohatých klientských a webových formulářů

– Prostředí pro rychlejší vývoj ve Visual Studiu a FrontPage

· Formát Office XML. Nové formáty souborů Microsoft Open XML Format budou základními formáty souborů aplikací Word, Excel a PowerPoint sady Office „12“. Pro uživatele to bude znamenat výhodu menších velikostí souborů a snazšího obnovení souboru v případě jeho poškození. Organizace a vývojáři dostanou k dispozici otevřený formát, díky němuž bude snadné integrovat soubor Office do podnikových aplikací a procesů.

Mezi další výhody formátu Office XML patří:

– Snadná integrace podnikových informací a dokumentů. Formáty Microsoft Open XML Format umožní uživatelům rychle vytvářet dokumenty z různých zdrojů dat, rychleji dokumenty sestavovat, dolovat data a opakovaně využívat obsah.

– Otevřený a bezplatný přístup. Formáty Microsoft Open XML Format jsou založeny na technologiích XML a ZIP, což z nich činí univerzálně přístupné formáty.

– Interoperabilita. Protože jsou formáty Office XML založeny na oborově standardním jazyce XML, je výměna dat mezi aplikacemi Office a podnikovými systémy značně zjednodušena.

– Robustnost. Formáty Microsoft Open XML Format jsou navrženy tak, aby byly robustnější než binární formáty. Dokáží podstatně snížit riziko ztráty informací vlivem poškození souboru. Dokonce i soubory vytvořené mimo Office budou spolehlivější, protože programy Office budou používat formáty Microsoft Open XML Format pro obnovení souborů s vyšší spolehlivostí.

– Efektivita. Formáty Microsoft Open XML Format používají kompresní technologie ZIP pro ukládání dokumentů. Výsledkem jsou podstatně menší soubory – a to až o 50 % oproti souborům Office 2003.

– Bezpečnost. Otevřenost formátů Microsoft Open XML Format znamená bezpečnější a transparentnější soubory. Uživatelé mohou sdílet dokumenty s důvěrou, protože mohou snadno identifikovat a odstranit osobní a důvěrné informace jako uživatelská jména, komentáře a cesty k souborům.

– Zpětná kompatibilita. Office „12“ je zpětně kompatibilní s již používaným verzemi Office – Office 2000, Office XP a Office 2003.

Závěr

V této sekci byl podán přehled klíčových oblastí Office „12“. Přepracované uživatelské rozhraní a nové grafické jádro pomohou uživatelům získat lepší výsledky za kratší čas. Rozšířené možnosti serveru pomohou organizacím zjednodušit přístup k informacím, komunikovat přes hranice a spravovat obsah a procesy.

Následující část „Hodnocení aplikací Office „12“ se podrobněji zabývá možnostmi jednotlivých klientských aplikací, pro které vám bude dán k dispozici kód beta 1.

Současně s uvolněním verze beta 2 bude podán rozsáhlejší popis možností serveru, o kterých již byla zmínka výše.

Microsoft s radostí představuje nové možnosti aplikací, které pomohou uživatelům dosahovat vyšší produktivity a rychlejšího dokončení úkolů. Cílem této části je poskytnout podrobnější informace o jednotlivých klientských aplikacích pro vaši lepší orientaci poté, co obdržíte produkt.

Microsoft Office Word „12“

Microsoft Office Word „12“ pomůže uživatelům vytvářet a sdílet profesionálně vyhlížející dokumenty mnohem rychleji než dříve. Word „12“ nabídne nové, zjednodušené uživatelské rozhraní, kde budou mít uživatelé po ruce vždy ty nástroje, které budou právě potřebovat. Uživatelé budou mít možnost strukturovat a šířit dokumenty v rámci organizace ve standardizovaných dokumentových formátech. Také budou moci využívat nových možností pro propojení dat k připojení a prezentaci informací uložených v podnikových systémech. Zde je pět hlavních vylepšení aplikace Word „12“, které uživatelům pomohou dosahovat vyšší produktivity:

1. Nové zjednodušené uživatelské rozhraní, které uživatelům usnadní vyhledávání právě potřebných nástrojů a funkcí.

2. Nové účinné nástroje pro editaci a úpravu pro vytváření dokumentů profesionálního vzhledu. Nové nástroje pro tvorbu grafů a diagramů, rovnic a referencí, s jejichž pomocí budou uživatelé moci vytvářet atraktivní dokumenty bez pracného formátování a úprav vzhledu. Rychlé formátování a Živý náhled pomohou pracovníkům získat požadované výsledky rychleji.

3. Stavební bloky, které umožní uživatelům sestavovat dokumenty z často používaného předdefinovaného obsahu, jako jsou různá upozornění, prohlášení, citace, postranní poznámky, titulní strany a další obsah. Tím bude zajištěna konzistentnost dokumentů v rámci celé organizace, zatímco uživatelé budou mít méně práce, neboť nebudou muset vytvářet opakovaně týž obsah.

4. Možnosti konvertovat dokument do souborů XPS a PDF pro snadnější sdílení informací na různých platformách a zařízeních.

5. Document Inspector, který umožní uživatelům posílit ochranu soukromých informací prostřednictvím identifikace a odstranění nežádoucích komentářů, skrytého textu a údajů umožňujících osobní identifikaci.

Microsoft Office Excel „12“

Microsoft Office Excel „12“ pomůže uživatelům analyzovat, sdílet a spravovat informace pro lepší rozhodování. Excel „12“ nabídne nové zjednodušené uživatelské rozhraní, kde budou mít uživatelé k dispozici vždy právě ty nástroje, které budou potřebovat. Uživatelé budou schopni odhalit klíčově trendy na první pohled prostřednictvím podmíněného formátování, které umožní vizualizovat potřebné vzory graficky bohatým způsobem. Uživatelé budou mít také možnost publikovat tabulky na server ke sdílení a spravovat efektivněji podnikové informace. Následuje výčet pěti hlavních nových prvků aplikace Excel „12“, které uživatelům pomohou lépe analyzovat, sdílet a spravovat informace.

1. Nové zjednodušené uživatelské rozhraní, které uživatelům usnadní vyhledávání právě potřebných nástrojů a funkcí.

2. Možnost importovat, organizovat a vyhledávat rozsáhlé soubory dat v podstatně rozšířených tabulkách. Uživatelé budou schopni zpracovávat veliké soubory dat, protože Microsoft Office Excel „12“ podporuje tabulky velikosti až 1 milión řádků a 16 000 sloupců.

3. Kompletně přepracované jádro pro vykreslování grafu pomůže uživatelům sdílet jejich analýzy prostřednictvím profesionálně vyhlížejících grafů a diagramů. Uživatelé budou mít k dispozici bohaté vizuální efekty jako např. 3D tvary, měkké stínování či nastavení průhlednosti. Budou také schopni pracovat s grafy jednotným způsobem bez ohledu na aplikaci, protože vykreslovací jádro je společné pro Excel „12“, Word „12“ a PowerPoint „12“.

4. Vylepšená a posílená podpora pro práci s tabulkami. Uživatelé budou schopni formátovat, rozšiřovat a nastavovat vztah mezi tabulkami v rámci určitých vzorců.

5. Ústřední tabulky, které lze snadno vytvářet a snadno s nimi pracovat, umožní uživatelům rychleji sumarizovat, přeorientovat a vyhledávat odpovědi.

Microsoft Office Outlook „12“

Microsoft Office Outlook „12“ poskytne integrované řešení, které pomůže jednotlivcům spravovat čas a informace, spojovat se s ostatními napříč hranicemi, být přitom v bezpečí a mít věci pod kontrolou. Tento komplexní manažer informací a času pomůže uživatelům organizovat a rychle vyhledávat informace a sníží prostoje způsobené zahlcením informacemi.

Nové možnosti publikování kalendářů a jejich sdílení, elektronických vizitek a zlepšený přístup k informacím uloženými na SharePoint umožní uživatelům bezpečně sdílet data uložená v aplikaci Outlook „12“ se spolupracovníky, přáteli i rodinnými příslušníky kdykoliv a kdekoliv. Existuje pět způsobů, jak může Outlook „12“ pomoci uživatelům zvýšit produktivitu a spolupráci:

1. Uživatelé budou schopni okamžitě vyhledávat informace podle klíčových slov a dalších kritérií nastavených v aplikaci Outlook jak v elektronické poště tak v kalendáři, kontaktech a úkolech. Okamžité vyhledávání v aplikaci Outlook „12“ bude plně integrováno do jeho rozhraní.

2. Uživatelé budou moci kontrolovat priority pro každý jednotlivý den prostým pohledem na lištu K vyřízení (To Do), kde budou jasně zobrazeny označené zprávy elektronické pošty a úkoly. Lišta „K vyřízení“ bude také automaticky importovat úkoly z Microsoft Office Project, Microsoft Office Access, Microsoft OneNote^® a Windows SharePoint Services. Integrace s úkoly z kalendáře také uživatelům umožní plánovat časový rozvrh pro plnění úkolů.

3. Outlook „12“ využívá výhod nového uživatelského rozhraní Office pro lepší a snazší tvorbu, formátování a správu elektronické pošty. Veškeré funkce a nástroje Outlooku budou dostupné z jednoho místa se snadnou navigací jednotlivými možnostmi.

4. Uživatelé budou schopni sdílet kalendář s kýmkoliv uvnitř i vně organizace. To umožní jejich kontaktům okamžitý přístup k informacím uživatele. Uživatelé mohou vytvářet a publikovat internetové kalendáře na webových stránkách Office Online, poslat snímky kalendáře elektronickou poštou nebo mohou svým klientům posílat elektronické vizitky.

5. Prvotřídní integrace s informacemi uloženými na Windows SharePoint Services. Outlook 12 bude uživatelům umožňovat plně interagovat s informacemi uloženými ve Windows SharePoint Services. Uživatelé mohou připojit kalendáře, dokumenty, kontakty a úkoly Windows SharePoint Services do Outlooku 12, což je nejpříhodnější místo pro práci s osobními a týmovými informacemi. Navíc jsou zde k dispozici plné prostředky pro editaci, takže změny informací provedené v Outlooku „12“ se promítnou do verze na serveru.

Microsoft Office PowerPoint „12“

Microsoft Office PowerPoint „12“ usnadní uživatelům prostřednictvím účinných návrhářských nástrojů vytváření efektivních, profesionálních a maximálně působivých prezentací. Uživatelé budou schopni sdílet a opakovaně používat informace bez nutnosti přepracování nebo přeformátování prezentací.

Zde je výčet pěti hlavních vylepšení PowerPointu „12“:

1. Přepracované uživatelské rozhraní s vzhledem a stylem, které umožní snazší a intuitivnější vytváření, sdílení a předvádění prezentací. Všechny bohaté funkce a nástroje PowerPointu budou přístupné z jediného zjednodušeného a celistvého pracovního prostoru s minimem rušivých prvků pro dosažení maximální efektivity.

2. „IGX“ je kódové označení nové grafické funkce Office „12“, která pomůže uživatelům vytvářet užitečné, dynamické a efektivní diagramy pro zobrazování informací jako pracovní toky, vztahy a hierarchie. Uživatelé budou schopni konvertovat seznamy s odrážkami na diagramy pouhým jedním kliknutím tlačítkem myši a budou mít k dispozici bohaté možnosti formátování.

3. Knihovny snímků PowerPointu umožní uživatelům opakovaně používat obsah různých prezentací. Do knihovny snímků bude možné uložit prezentaci ve formě jednotlivých snímků. Následně je možné tyto snímky použít pro tvorbu nových prezentací. Uživatelé budou také moci synchronizovat obsah snímků různých verzí a různých využití, takže veškerý obsah bude neustále aktuální.

4. Schopnost definovat a ukládat přizpůsobená rozvržení snímků, takže uživatelé mohou snadno vkládat předformátované snímky místo kopírování a vkládání přizpůsobeného rozvržení do nových snímků.

5. Nové možnosti formátování textu umožňují jednotlivcům přidávat působivé efekty a zvyšovat tak účinek textových informací.

Microsoft Office InfoPath „12“

InfoPath^® v Office „12“ usnadní uživatelům přepracování podnikových procesů. Elektronické formuláře bude možné vytvářet a distribuovat snadněji, jednotlivci budou schopni sestavovat pracovní toky sběru dat před i za firewallem organizace. Microsoft bude nadále investovat do nástrojů aplikace InfoPath, aby mohl zákazníkům nabídnout platformu pro vytváření a distribuci elektronických formulářů, která bude snadno integrovatelná s podnikovými procesy. Zde je pět hlavních předností aplikace InfoPath „12“:

1. Konverze formulářů Wordu a Excelu na šablony InfoPath. Uživatelé budou schopni snadno konvertovat dokumenty Wordu a sešity Excelu na přehledné formuláře programu InfoPath prostřednictvím návrhového režimu WYSIWYG („what-you-see-is-what-you-get“).

2. Rozšíření dosahu podnikových formulářů prostřednictvím InfoPath Forms Services. Díky formulářům InfoPath umístěným na web pomocí Office Forms Services budou moci uživatelé vyplňovat formuláře rychle a snadno bez ohledu na místo a čas, ale hlavně bez nutnosti mít aplikaci InfoPath.

3. Snadný sběr propojením aplikací InfoPath a Microsoft Office Outlook „12“. Formuláře elektronické pošty aplikace InfoPath umožní uživatelům vyplňovat důležité formuláře bez nutnosti opouštět prostředí aplikace Outlook. Formuláře InfoPath lze odesílat uživatelům programu Outlook, kteří tak mohou rychle prohlížet, třídit a exportovat data z formulářů do sešitů aplikace Excel nebo jiných formátů.

4. Možnost tvorby jediného formuláře pro celý podnikový proces. Jednotlivci budou schopni použít funkci ověření návrhu pro návrh jediného formuláře, který bude kompatibilní s klienty InfoPath a webovými prohlížeči. Nový logický inspektor pomůže uživatelům prozkoumat vztahy pravidla přiřazeného jednotlivým polím formuláře.

5. Možnost tvorby formulářů s využitím předdefinovaných šablon. InfoPath „12“ umožní administrátorům vytvářet a používat šablony formulářů, které budou zachovávat připojení dat a strukturu XML, takže tyto šablony bude možné kdykoliv použít jako části nových formulářů, ve kterých bude zapotřebí daných dat.

Microsoft Office Access „12“

Microsoft Office Access „12“ umožní informačním pracovníkům sledovat a vykazovat informace rychleji a snadněji díky novému vylepšenému rozhraní a možnostem interaktivního navrhování, které nevyžaduje znalosti problematiky databází. Access „12“ umožňuje snadný start prostřednictvím předdefinovaných aplikací, které je možné si přizpůsobit podle aktuálních podnikových potřeb. Informace lze sbírat prostřednictvím formulářů, elektronické pošty nebo externích aplikací. Sdílené informace nebo sdílené seznamy na stránkách SharePoint přispívají ke zdravému a transparentnímu ekosystému, ve kterém lze rutinním způsobem provádět audity a zálohování a současně zachovat Access jako bohaté uživatelské rozhraní. Zde je pět hlavních předností aplikace Access „12“:

Microsoft Office OneNote „12“

Aplikace Microsoft Office OneNote „12“ je navržena s cílem pomáhat lidem zvládat přísun informací a efektivněji spolupracovat. OneNote umožňuje uživatelům sbírat, ukládat, organizovat a vyhledávat v podstatě jakýkoliv typ informací a to na jediném místě snadno a rychle, takže mohou mít neustále o všem přehled a mohou pracovat s větší efektivitou. Snadno použitelné zápisníky umožňují týmům pracovat společně na jedné stránce, a to on-line i off-line, takže každý má přístup ke stejným informacím. Zde je pět hlavních výhod aplikace OneNote „12“ pro jednotlivce i organizace:

1. Seskupení všeho do jednoho místa. Uživatelé mohou napsat do jediného umístění informaci libovolného typu a kdykoliv ji rychle vyhledat, takže mohou být vždy dobře připraveni a mohou činit kvalifikovaná rozhodnutí. Tištěný text, rukou psané poznámky, dokumenty Microsoft Office, dokumenty PDF, obrázky, diagramy, zprávy elektronické pošty, fotografie, obsah webových stránek, audio a video nahrávky – to vše lze sbírat, ukládat a spravovat prostřednictvím OneNote.

2. Rychlé vyhledávání informací. OneNote umožňuje velice rychlé vyhledávání všech informací zadaných uživatelem, neboť data průběžně indexuje. Uživatel tak okamžitě získá informaci, kterou potřebuje a nemusí ztrácet čas listováním v papírovém zápisníků či přehrabováním se v papírových útržcích s poznámkami. Podpora optického rozlišování znaků (OCR) umožňuje uživatelům prohledávat i text z obrázků nebo skenovaných dokumentů. Dokonce je možné hledat slovo i v mluveném nebo obrazovém záznamu. Soubory OneNote rozpoznává vyhledávací technologie SharePointu, takže informace pořízené prostřednictvím OneNote lze začlenit do podnikové báze znalostí.

3. Efektivnější spolupráce. Uživatelé mohou použít skupinové zápisníky, ke kterým má každý přístup, takže všichni mají současně k dispozici stejné informace. Členové týmů mohou ve skupinových zápisnících pracovat současně nebo v různou dobu a z různých míst, ať již jsou on-line nebo off-line. Uživatelé nemusí označovat nebo odznačovat informace nebo čekat na druhého, aby mohli začít pracovat – OneNote umožňuje současnou práci více uživatelů, přičemž sloučí vždy ty nejnovější změny. OneNote dokonce umožňuje spolupráci zaměstnanců působících v různých zeměpisných lokalitách prostřednictvím digitální tabule, kde mohou současně sledovat a editovat informace na téže stránce.

4. Sledování hodnotných informací. OneNote automaticky ukládá a zálohuje informace ze zápisníků, ať již jsou uloženy lokálně nebo na síti. Není tedy třeba mít strach ze ztráty poznámek. OneNote také nabízí šifrovací funkce a ochranu heslem pro ochranu intelektuálního vlastnictví.

5. Vyšší produktivita mimo kancelář. Poznámky a další informace v zápisníku OneNote lze prohlížet také prostřednictvím Smartphone nebo Pocket PC. Navíc informace pořízené mobilním zařízením – jako např. fotografie a textové poznámky – lze přenést do OneNote s možností vyhledávání.