Zavádění Master Data Management v praxi

Předchozím článku jsme si vysvětlili, co jsou to Master Data, kdy je firma obvykle začíná řešit, v jakých krocích postupovat a jak nám může pomoci zvláštní nástroj pro evidenci Master dat. V tomto článku se podíváme na dvou příkladech, jak prakticky začít Master data řešit.

1. Nová Master Data, která potřebujeme někde spravovat
2. Zmapování existujících Master dat a určení jejich vlastníků

1. Nová data Master Data, která potřebujeme někde spravovat

V našem případě společnost rozhodne posílit svoje vztahy se zákazníky, využívajících její produkty budováním sítě business konzultantů, kteří zákazníkům umožní produkty využívat co nejlépe. Každý zákazník bude mít svého primárního konzultanta, každý konzultant bude mít na starosti několik zákazníků. Jde o podobnou strukturu, jakou již ve firmě hrají obchodní zástupci. Obě role, obchodní zástupce a konzultant budou společně vytvářet plán dosažení strategických cílů u zákazníka a pak ho i realizovat.

Evidence vztahů je zásadní např. i pro tak citlivou věc jako je výpočet bonusů, které mají zajistit potřebnou zainteresovanost obchodních zástupců i konzultantů. Vazba obchodních zástupců na zákazníky se již sleduje v ERP systému. CRM, které bylo implementováno později, tato data z ERP systému pouze přebírá a funguje jako ERP systém. Evidence vazby konzultantů na zákazníky se společnost rozhodla řešit v ERP systému, protože se tam již eviduje vazba na obchodní zástupce.

Než se vazba začne evidovat v ERP systému, je třeba počkat více než půl roku než se daný změnový požadavek analyzuje a dostane se na pořadí k vývoji. Společnost se pro to rozhodne, že dočasným řešením bude evidence vztahu v souboru v Excelu, ze kterého ostatní systémy budou tato data čerpat. Pokud je vám tato situace podvědomá asi vás napadají úskalí:

• Systém, v němž musíte čekat několik měsíců na implementaci nového číselníku, prostě není dobrým řešením.
• Dělat z ERP systému systém pro správu master dat není architektonicky správným. Jistě existují důvody proč v ERP ponechat vazbu obchodních zástupců na zákazníky, ale další master data by se jen kvůli tomu do něj neměli rozšiřovat.
• ERP systém nebude mít takové možnosti jako systém pro správu master dat.
• Dočasné řešení pomocí Excelu se může stát trvalým. Pokud se objeví urgentní potřeby vývoje ERP funkcionalit, vývoj číselníků nedostane potřebnou prioritu a bude odsouván. To je realita života.
• Excel bude náchylný na nekonzistence. Nemáme možnost, v něm dostatečně spolehlivým způsobem zajistit dohledatelnost původu dat (audit trail) a pravidla konzistence dat, nemluvě o provázanosti s dalšími master daty. Visual Basic for Applications (VBA) není dostatečně robustním řešením.

2. Zmapování existujících Master dat a jejich vlastnictví

Než se pustíme do budování systémů Master dat, musíme si zmapovat stávající situaci a zajistit procesy aktualizace stávajících dat. Nelze čekat, až budou všechna data v centrálním Master Data systému, který chceme začít budovat, protože to může trvat roky. Prvním krokem tedy bude sběr informací (metadat) o našich master datech – v jakých jsou systémech, jak si je systémy mezi sebou vyměňují, kdo je za ně zodpovědný, jaká data se vyskytují a udržují duplicitně na více místech.

3. Řešení

Jak výše uvedené případy řešit? Použijte systém pro správu master dat. Zajistí vám následující:

• Možnost efektivního designu datových struktur a pravidel.
• Efektivní nastavení přístupových oprávnění pro zadávání dat i jejich odběr uživateli i aplikacemi.
• Audit trail – dohledatelnost toho, kdo kdy jaká data zadal.
• Jednoduchá tvorba interface pro aplikace odebírající nebo naopak poskytující Master Data.
• Možnost transformace, čištění a konsolidace dat před jejich distribucí konzumentům.
• Evidence vlastníků dat a možnost schvalování
• Podpora platnosti záznamů

Tyto kroky si představíme na systému ObjectGears. ObjectGears je platformou pro rychlý vývoj aplikací a disponuje funkcemi pro Master Data Management.

1.Design datových struktur a pravidel

Struktury pro evidenci master dat můžeme naklikat včetně vazeb na jiné číselníky, dědičnost nebo možnost odkazovat se v jednom poli na záznamy z více různých číselníků.

2.Přístupová oprávnění

Vytvoříme si vlastní role a nastavíme oprávnění dle potřeby. Oprávnění můžeme řídit dle operací (čtení, aktualizace, vytváření, mazání), můžeme je nastavovat na určité záznamy i na určité vlastnosti. Konkrétním aplikacím odebírajícím data můžeme nastavit potřebné aplikační filtry, tak aby každá aplikace dostala to, co dostat má.

3.Audit trail

ObjectGears sleduje, kdo kdy jaká data zadal a přehledně zobrazí, kdy se měnily hodnoty z jakých hodnot na jaké.

4.Interface pro aplikace

Jednotlivé číselníky mohou aplikace odebírat online prostřednictvím webových služeb nebo dávkově prostřednictvím XML nebo CSV souborů. Podobně aplikace mohou data do ObjectGears předávat. Pokud ObjectGears provozujete on premise, máte možnost i databázové integrace (v případě velmi vysokých požadavků na výkon). Externí aplikace (konzumenti a producenti) mohou pomocí webových služeb nebo url volání vyvolat i zpracování v ObjectGears (spuštění událostí, importů a exportů dat).

5.Transformace, čištění a konsolidace dat

Po předání dat pořízených producenty je možné je v ObjectGears podrobit transformacím, čištění, konsolidaci a schvalování před uvolněním konzumentům dat. K tomu nám poslouží, pravidla, plánovač jobů a workflow. Data mohou projít ze vstupních (importních) tříd přes pracovní třídy do výstupních (exportních) tříd.

6.Evidence vlastníků

Jedním z prvních kroků při řešení Master dat je jejich zmapování. V ObjectGears můžeme jednoduše evidovat veškerá metadata Master dat - v jakých systémech se nacházejí jaké číselníky, kdo je za ně zodpovědný, jaké aplikace s nimi dále pracují atd. Pokud je vlastníkem uživatel ObjectGears, může dostávat notifikace, workflow úkoly a mít k dispozici potřebné dashboardy.

7.Podpora platnosti záznamů

Evidence platnosti záznamů je klíčovou vlastností master dat. ObjectGears platnost dat podporuje a pomůže vám tak zajistit konzistenci dat a vyhnutí se chybám způsobených lidským faktorem.

Více informací o systému ObjectGears můžete najít v stránkách produktu a v dokumentaci.